Policy:Travel approval policy/de

Reisegenehmigungsrichtlinie der Wikimedia-Stiftung

Zweck

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin, sicherzustellen, dass alle Reisen im Namen der Wikimedia-Stiftung angemessen und genehmigt sind.

Diese Richtlinie gilt nur für Reisende, deren Ausgaben von der Wikimedia-Stiftung übernommen werden.

Alle Reisekosten unterliegen der allgemeinen Reiserichtlinie.

Allgemeine Grundsatzerklärung

Ein Reisender der Wikimedia-Stiftung ist ein Mitarbeiter der Wikimedia-Stiftung, ein Mitglied des Kuratoriums oder eine andere Person, die im Rahmen einer von der Wikimedia-Stiftung genehmigten Geschäftsreise reist.

Der Reisende muss:

1. Sich vor Reiseantritt mit den Bestimmungen der oben genannten Reiserichtlinien vertraut machen;
2. Sich wie unten beschrieben die vorherige Genehmigung für die Reise einholen; Und
3. Reisekostenabrechnungen mit den erforderlichen Belegen einreichen, einschließlich Quittungen und Erklärungen, falls erforderlich.

Prozeduren und Leitfäden

1. Bevor der Reisende im Namen der Wikimedia-Stiftung eine Reise antritt, muss er die schriftliche Genehmigung für die Reise gemäß den unten beschriebenen “Genehmigungen - Rollen und Verantwortlichkeiten“ einholen.
2. Der Genehmigungsantrag sollte Folgendes enthalten: Das Ziel der Reise, die Dauer, den Zweck (einschließlich einer Liste von Aktivitäten oder einer spezifischen Agenda) sowie die ungefähren voraussichtlichen Kosten.
3. Reisevorbereitungen sollten erst nach Erhalt der schriftlichen Genehmigung getroffen werden.

1. Upon return, a travel expense claim form must be completed and signed by the individual who authorized the travel. For Board member expenses, the form will be completed and signed by the Executive Director or someone designated by them to do so.

1. Depending on the purpose of the trip, the approver may request a summary report from the traveler, after he/she has returned. This summary report should include accomplishments and findings that can potentially be shared with others.

Genehmigungen: Rollen und Verantwortlichkeiten

1. A Wikimedia Foundation employee who will be traveling on Wikimedia Foundation business that is out of state (for travelers located in the United States) or out of country (for travelers located outside the United States) shall require written authorization from the Executive Director;

1. The Executive Director who will be traveling on Wikimedia Foundation business that is out-of-country shall require written authorization from a member of the Board of Trustees, preferably the Chair or Vice-Chair;

1. A member of the Board of Trustees who will be traveling on Wikimedia Foundation business out-of-country shall require written authorization from the Chair of the Board or his/her delegate;

1. The Chair of the Board of Trustees who will be will be traveling on Wikimedia Foundation business out-of-country shall require written authorization from any two other members of the Board of Trustees.

1. When the Executive Director or any member of the Board of Trustees travels on Wikimedia Foundation business, he/she will write a summary report, upon return, which will be sent to the Board of Trustees.

The approver shall:

1. Determine whether travel is necessary;

1. Pre-authorize travel (in writing); and

1. Ensure that any expenses reimbursed or paid for by the Wikimedia Foundation are in compliance with the overall travel policy (https://foundation.wikimedia.org/wiki/Policy:Travel_and_expense_policy) and approve expenses in accordance with this policy.