Richtlinie der Wikimedia-Stiftung zu Interessenkonflikten für Mitglieder des Kuratoriums, leitende Angestellte, Führungskräfte und wichtige Mitarbeiter

Zweck

Die Wikimedia-Stiftung ist eine gemeinnützige Organisation, deren Mitglieder des Kuratoriums, leitende Angestellte, Führungskräfte und wichtige Mitarbeiter (wie im IRS-Formular 990 definiert) ausgewählt werden, um den öffentlichen Zwecken zu dienen, denen sie gewidmet ist. Diese Personen sind verpflichtet, die Geschäfte der Stiftung im Einklang mit diesen Zwecken zu führen und nicht ihre persönlichen Interessen zu verfolgen. Diese Richtlinie zu Interessenkonflikten soll es der Stiftung und ihren Mitgliedern des Kuratoriums, leitenden Angestellten, Führungskräften und wichtigen Mitarbeitern ermöglichen, alle tatsächlichen, potenziellen oder scheinbaren Interessenkonflikte zu identifizieren, zu bewerten und anzugehen, die tatsächlich oder dem Anschein nach auftreten könnten und ihre Pflicht zur uneingeschränkten Treue zur Stiftung in Frage stellen könnten.

Definitionen

Interessenkonflikt.

Ein Interessenkonflikt entsteht in Situationen, in denen:

die externen Interessen einer betroffenen Person mit den Interessen der Stiftung konkurrieren;
die Stiftung eine betroffene Transaktion mit einer betroffene Person oder einer verbundenen Partei eingeht; oder
eine betroffene Person geteilte Loyalitäten hat.

Betroffene Person.

Eine Person, die derzeit als Kuratoriumsmitglied, leitender Angestellter, Führungskraft oder wichtiger Mitarbeiter der Wikimedia-Stiftung tätig ist oder in den vorangegangenen 12 Monaten eine solche Funktion innehatte. Der Begriff "wichtiger Mitarbeiter" wird hier in Übereinstimmung mit der Definition im Formular 990 der US-Steuerbehörde verwendet.

Betroffene Transaktion.

Ein Geschäft, eine Vereinbarung oder eine andere Abmachung zwischen:

der Stiftung und einer betroffenen Person;
der Stiftung und einer verbundenen Partei; oder
einer betroffenen Person und einer anderen Partei, wenn vernünftigerweise davon auszugehen ist, dass die Transaktion wesentliche nachteilige Auswirkungen auf die Stiftung haben wird.

Beispiele für betroffene Transaktionen sind Arbeitsverträge, Fördervereinbarungen, Verträge oder Zahlungen für Dienstleistungen, Markenlizenzverträge und Affiliate-Vereinbarungen. Die Erstattung angemessener Auslagen für Geschäfte der Stiftung ist keine betroffene Transaktion, unterliegt jedoch den normalen Prüfverfahren der Stiftung für die Erstattung von Auslagen.

Interessierte Person.

Eine betroffene Person, deren externe Interessen und Loyalitäten, auch aufgrund einer bedeutenden Beziehung, zu dem tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt führen, um den es in einer bestimmten Situation geht.

Nahestehende Partei.

Eine Person oder Organisation, zu der eine betroffene Person in einer relevanten Beziehung steht.

Relevante Beziehung.

Eine relevante Beziehung entsteht aus:

einer engen familiären Beziehung, z. B. als Ehepartner, Elternteil, Geschwister, Kind, Stiefkind, Großeltern, Enkel, Urenkel, Schwiegereltern oder Lebenspartner;
einer wesentlichen finanziellen Beteiligung, wie eine Beteiligung von insgesamt mehr als 10% an einer Gesellschaft (als Einzelperson oder insgesamt unter Personen mit einer engen familiären Beziehung); oder
einer Funktion als leitender Angestellter, Leiter, Kuratoriumsmitglied, Partner oder Mitarbeiter.

Erkennen von Interessenkonflikten

Der erste Schritt beim Umgang mit Interessenkonflikten besteht darin, die Fälle zu ermitteln, in denen ein Konflikt besteht oder bestehen könnte. In diesem Schritt sollten möglichst viele Fälle einbezogen werden, um sicherzustellen, dass alle Interessenkonflikte erkannt werden.

Fragebogen

Um die Stiftung bei der Erkennung potenzieller Interessenkonflikte zu unterstützen, füllt jede betroffene Person einmal im Jahr einen von der Stiftung bereitgestellten Fragebogen zu Interessenkonflikten aus und aktualisiert ihren Fragebogen bei Bedarf, um unterjährige Änderungen zu berücksichtigen. Die Fragebögen sind dem Justiziar der Stiftung vorzulegen, der für ihre Verwahrung verantwortlich ist. Die ausgefüllten Fragebögen können von jedem Kuratoriumsmitglied, sowie von Geschäftsführer und Finanzdirektor eingesehen und vom Justiziar der Stiftung geprüft werden.

Offenlegung

Sobald eine betroffene Person von einem geplanten betroffenen Geschäft oder einem anderen potenziellen Interessenkonflikt erfährt, ist sie verpflichtet, das Kuratorium sowie den Geschäftsführer und den Justitiar schriftlich über das Vorliegen und die Umstände des Geschäfts zu informieren. Eine betroffene Person muss alle potenziellen Interessenkonflikte melden, von denen sie Kenntnis erlangt, auch wenn sie keine interessierte Person ist. Bestehen Zweifel daran, ob ein tatsächlicher oder potenzieller Interessenkonflikt vorliegt, der offengelegt werden muss, muss der Vorsitzende des Kuratoriums (oder der stellvertretende Vorsitzende, wenn der Vorsitzende eine interessierte Person ist) die Angelegenheit klären.

Bewertung von Interessenkonflikten

Nachdem dem Kuratorium ein möglicher Interessenkonflikt gemeldet wurde, muss das Kuratorium Informationen sammeln und feststellen, ob tatsächlich ein Interessenkonflikt vorliegt. Das Kuratorium kann einen Unterausschuss damit beauftragen, Beweise zu sammeln und Empfehlungen auszusprechen, aber die endgültige Entscheidung muss vom gesamten Kuratorium getroffen werden.

Ausschluss von interessierten Personen

Interessierte Personen müssen sich dem Kuratorium zur Verfügung stellen, um Fragen zu beantworten und Informationen über den potenziellen Interessenkonflikt zu geben, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Interessierte Personen müssen sich ansonsten von der Teilnahme an allen Diskussionen über den Interessenkonflikt enthalten. Interessierte Personen dürfen Diskussionen des Kuratoriums oder des Ausschusses über den Interessenkonflikt nicht zuhören, bei ihnen anwesend sein oder an ihnen teilnehmen, es sei denn, sie werden zur Beantwortung von Fragen benötigt. Interessierte Personen dürfen ihren persönlichen Einfluss nicht geltend machen, um das Kuratorium zu einer bestimmten Entscheidung zu bewegen. Diese Verpflichtungen gelten für interessierte Personen während der gesamten Dauer der Bewertung, Revision und Genehmigung des potenziellen Interessenkonflikts durch das Kuratorium.

Board Determination

The Board of Trustees, without the involvement or participation of any Interested Persons, shall review the evidence and determine whether a Conflict of Interest exists. In making its determination, the Board should consider whether:

a Covered Person or a Related Party would receive a benefit (financial or otherwise) from the proposed Covered Transaction;
a Covered Person would be in two conflicting roles; or
a proposed Covered Transaction might be perceived to be a conflict of interest by parties outside the Foundation.

The discussion shall be documented in Board minutes, and the determination shall be documented as a Board resolution. A majority vote is required for the Board to determine that there is no Conflict of Interest. If the Board determines that there is no Conflict of Interest, then the Conflict of Interest review process concludes and any affected transactions may proceed as usual.

Addressing Conflicts of Interest

After determining that a Conflict of Interest exists, the Board of Trustees must decide whether to approve any proposed Covered Transactions. The Board must also address any violations of this policy.

Board Approval

The Board of Trustees may approve a Covered Transaction by majority vote. In order to approve a Covered Transaction, the Board must conclude that:

it is aware of all material facts concerning the Covered Transaction and all Interested Persons’ interests in the Transaction;
the Covered Transaction is not an act of self-dealing or otherwise legally impermissible;
the Covered Transaction would benefit the Foundation and is in the Foundation’s best interests (weighing the potential risks against the benefits);

the cost to the Foundation is fair and reasonable, based on comparable market data;
it is not reasonably possible for the Foundation to enter into a more advantageous arrangement to achieve the same benefit that would not produce a Conflict of Interest; and
the Covered Transaction does not involve the Foundation hiring as an employee or contractor an individual who had been a Wikimedia Foundation Trustee within the preceding 6 months.

The Board may consult legal counsel and other outside advisors as part of its determination. The Board’s discussion and the basis for its approval shall be documented in Board minutes, and the Board’s approval shall be documented as a Board resolution. The publicly published minutes shall include, at a minimum, the fact that the Board discussed and approved a Covered Transaction.

Policy Violations

In the course of fulfilling its duties under this policy, the Board of Trustees (or one of its committees) may learn of information that gives it reasonable cause to believe that a Covered Person has failed to disclose an actual or potential Conflict of Interest, or otherwise violated this policy. In such circumstances, the Board shall inform the Covered Person of the basis of its belief and provide an opportunity for the Covered Person to explain the alleged violations. The Board shall investigate further as warranted by the circumstances, determine whether there was a violation of this policy, and take appropriate disciplinary and corrective action.

Policy Administration

This policy shall be administered by the Board of Trustees. The Board is responsible for the following:

receiving disclosures of proposed Covered Transactions;
reviewing proposed Covered Transactions to determine whether they meet the criteria for approval;

maintaining documentation as may be necessary and appropriate to document its review of Covered Transactions, including meeting minutes, resolutions, and pledges of personal commitment; and
reviewing the operation of this policy and making changes from time to time as may be appropriate.

Acknowledgement

Each Covered Person shall be required to acknowledge that they have read this policy and are in compliance with it. They shall be required to sign the pledge of personal commitment and fill out a conflict of interest questionnaire when they accept the role that makes them subject to this policy. They shall be required to update and renew these written commitments at least once per year.

Siehe auch

Verhaltenskodex und Richtlinien zu Interessenkonflikten (Meta-Wiki)