Policy:Duty entertainment guidelines policy/pt

Política de gastos relacionados ao trabalho

A seguir estão as diretrizes para o deveres de trabalho da Wikimedia Foundation . Consulte a política de aquisições e desembolso do processo de orientação na apresentação dos pedidos de despesa e sobre o processo de aprovações. Consulte a Política de Viagens de orientação sobre as despesas que são especificamente relacionados com viagens.

Definição de gastos de trabalho

Gastos relacionados ao trabalho, refere-se a despesas de produtos alimentares, bebidas e reconhecimentos de entretenimento ou agradecimento gerais. Ele inclui, por exemplo, os custos associados com bilhetes, pagamento de taxi para eventos, flores de agradecimento ou doações, taxas de entrada, etc.. Exemplos típicos de gastos podem incluir flores enviadas para um doador, almoço com um candidato de trabalho ou participação em uma função de rede. Ele não é destinado a gastos frívolos ou gastos sem propósito: ele está sempre a ser utilizados na prossecução dos objetivos da Foundation e melhores interesses.

Gastos relacionados ao trabalho, não englobam produtos alimentares e bebidas fornecidas como parte das operações normais de trabalho: por exemplo, almoços ou refeições fornecidas como parte das reuniões no escritório. Também não inclui refeições fornecidas para o pessoal que trabalha horas estendidas, envolvidas em sessões de desenvolvimento de formação ou pessoal, etc.. Essas despesas são classificadas em despesas de reunião.

O gastos relacionados ao trabalho também não inclui as despesas individuais normais a uma viagem.

Exemplos de gasto de serviço:

• Um membro do conselho leva um dos principais doadores para jantar.
• O Diretor Executivo envia flores para um dos principais doadores.

Declaração de política

Em geral, a finalidade dos gastos é o de melhorar a reputação global da Wikimedia Foundation com os doadores e outros interessados, e para reforçar a equipe e engajamento voluntário e desenvolvimento.

A Wikimedia Foundation é em grande parte financiada por doadores do público em geral. Portanto, todas as despesas de representação do direito deve ser razoável e deve ser capaz de resistir ao escrutínio público. Em geral, a Wikimedia Foundation exige de seus representantes para o exercício de bom senso quando incorrer em despesas. Em caso de dúvida quanto a saber se uma determinada despesa é aconselhável, pedimos que os representantes da Foudation que consultar previamente com o diretor executivo ou CFOO.

Em geral, a utilização dos fundos da Foundation para o entretenimento dever é desencorajado, com as seguintes exceções:

• As despesas ligadas diretamente à angariação de fundos (por exemplo, o cultivo ou manejo de doadores e potenciais doadores). Estas podem ser efetuadas apenas por membros do conselho, o diretor executivo, o pessoal do diretor-adjunto, ou da captação de recursos. Todas as outras despesas com entretenimento, com a finalidade de captação de recursos, devem ser aprovadas previamente pelo DE, DD, ou captação de recursos.
• Modestas despesas diretamente ligadas a equipe de desenvolvimento (e.. G., um almoço anual ou bianual com um relatório direta ou estagiário). Estes só podem ser efetuadas pelo supervisor, e não por um colega.
• Despesas modestas diretamente ligada ao engajamento pessoal (por exemplo, bolos para aniversários, flores para eventos importantes na vida). Estes só podem ser efetuadas pelo supervisor da pessoa, e não por um colega.
• Despesas de modestas vinculadas diretamente a motivar voluntários (por exemplo, almoçar com um voluntário, o fornecimento de bebidas modesto para um meet-up).

As a charity, the Wikimedia Foundation aims to maintain a modest profile, and its marketing/sales activities are limited. In general, Foundation representatives are discouraged from incurring duty entertainment expenses related to our business relationships, including those with consultants, contractors and service providers.

Procedures and Guidelines

• Please see the Purchasing and Disbursement Process policy for guidelines related to submission of expense claims and the approvals process.

• It is the responsibility of the person incurring the expense to ensure the expense is reasonable and for legitimate WMF business. If unsure whether an expense is allowable, it is the responsibility of the person incurring it to request clarification in advance.

• It is the responsibility of the person incurring the expense, when submitting it for approval, to provide the names of all participants (e.g., those present at the dinner or event), and a brief rationale for the expenditure. Both are to be kept on file by the accounting department, and will not be made publicly-available.

• It is the responsibility of the person approving the expense to ensure the expense is reasonable and is legitimate WMF business, and that names of participants and a brief rationale have been provided with the expense submission.

• It is permissible to expense alcohol, within reason. Alcohol provided as part of a social function (e.g., a fundraising event in the office) must be approved in advance by the ED. Provision of alcohol must comply with relevant law.

• At any gathering, only the most senior person present is permitted to expense. For example, only the ED can decide to expense a gathering including the ED, CFOO, office manager and accountant. At the same gathering minus the ED, only the CFOO could make the decision to expense.

• Staff are not permitted to expense gatherings with peers without prior approval. So, a gathering of the head of communications, head of business development and general counsel, may only be expensed with prior approval from the ED or CFOO.

• Duty entertainment expenses will be monitored on an ongoing basis, and, if they are deemed excessive, reimbursement may be denied.